Voorkomen van declaratiefraude
Van alle types fraudemogelijkheden is fraude met declaraties waarschijnlijk het meest voorkomend en zeker zeer geliefd bij managementteamleden en overige medewerkers. De reden daarvoor is mogelijk het gegeven dat declaraties vaak ongezien worden afgetekend en/of cash worden uitbetaald. Declaratiefraude wordt in sommige organisaties zelfs een beetje gezien als 'het tillen van de fiscus', en door medewerkers beschouwd als een extra secundaire arbeidsvoorwaarde. Medewerkers wisselen zelfs onderling ervaringen uit over de gehanteerde methodes en de kans op succes.
Als degenen die declaraties fiatteren geen tijd of belangstelling hebben voor controle, belast dan iemand op de administratie of boekhouding met regelmatig terugkerende historische vergelijkingen. Declaratiefraude begint vaak in het klein; men probeert vast te stellen wat mogelijk is.
Voorbeelden van ingeleverde bescheiden zijn er te over:
- Nota's gedateerd op een weekend of op verjaardagen;
- Zelfgeproduceerde bonnen waarvoor zelfs stempels zijn gefabriceerd;
- Bonnen met eenzelfde handschrift, waarbij de ene declaratie aan de ene kant van het land zou zijn uitgeschreven en de andere declaratie aan de andere kant;
- Bonnen waarop al dan niet in een ander handschrift iets is bijgeschreven of verbeterd, soms ook met een andere kleur pen;
- Blanco bonnenblokjes van frisdrank of biermerken die naar behoefte worden gebruikt;
- Bonnenblocks van welke organisatie dan ook, waarbij uit doornummer-vergelijking blijkt dat men deze bonnenblocks kennelijk zelf bezit;
- Lunch- en dinerbonnen die niet zijn gespecificeerd;
- Declaraties van horecagelegenheden dan wel hotels waarop de naam van een relatie is vermeld, die dan vervolgens niet overeenkomt met de gegevens van de dagrapportage;
- Brandstofbonnen met daarop een andere soort brandstof vermeld dan de soort die in de eigen (bedrijfs)wagen wordt gebruikt;
- Handgeschreven benzinebonnen, terwijl tankstations tegenwoordig bijna allemaal over printers beschikken;
- Bonnen waaruit een veel hoger benzineverbruik blijkt dan gebruikelijk is voor een bepaalde auto;
- Bonnen waaruit blijkt dat een hoeveelheid brandstof is getankt die groter is dan de inhoud van de tank van de desbetreffende auto.
Ook met tankpassen kan eenvoudig worden gefraudeerd: privé-aankopen aan drank, sigaretten en tijdschriften worden bijvoorbeeld meegeboekt, hetgeen niet blijkt uit de afrekeningen.
© Dit artikel van onze hand verscheen, in verkorte vorm, in oktober 1998 in de nieuwsbrief Tips & Advies Personeel van Indicator.
