Regeren is vooruitzien
Wat niet iedereen weet, is dat verwijderde e-mail voor een bepaalde tijd op de mailserver bewaard wordt. Als een gebruiker dan e-mailberichten verwijdert uit de map ‘Verwijderde items', zijn deze alsnog te vinden op de mailserver. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn voor gebruikers van MS Outlook met een MS Exchange 2003 of 2007 mailserver. Of gebruikers hun verwijderde berichten zelf terug zouden kunnen halen of hier de systeembeheerder voor nodig hebben, hangt af van de rechtentoekenning.
Het is zelfs mogelijk om verwijderde e-mailberichten terug te halen die niet in de folder ‘Verwijderde items' hebben gestaan, maar direct uit MS Outlook verwijderd zijn met een zogenoemde ‘hard-delete' (het tegelijkertijd indrukken van de toetsen Shift en Delete). Om deze berichten te herstellen is in verhouding meer technische kennis nodig.
Hoe lang de berichten nog op de mailserver bewaard blijven, is afhankelijk van de zogenoemde ‘retentietijd'. De beheerder van de mailserver beslist meestal over de instelling hiervan. Het komt echter regelmatig voor dat beheerders zich niet van deze mogelijkheid bewust zijn.
Doordacht gebruik van de retentiemogelijkheden op uw mailserver biedt onze medewerkers de mogelijkheid om verwijderde e-mailberichten op een forensisch verantwoorde wijze inzichtelijk te maken. Dit kan een waardevol instrument zijn bij forensisch onderzoek naar eventuele toekomstige fraude.
Het is niet altijd wenselijk om e-mailpostbussen voor langere tijd te archiveren en op te slaan. Maar bekijkt u het eens vanuit het rechercheperspectief en ga na hoe de e-mailarchivering is georganiseerd. Is uw organisatie forensically ready, ofwel in staat om malversaties het hoofd te bieden? Wij adviseren u graag.
