Referenties

Van Tilburg-Bastianen viert dit jaar het 75-jarig bestaan, er werd verhuisd naar een prachtig nieuw pand en het bedrijf werd gereorganiseerd in een meer transparante, overzichtelijker structuur. Een bijzonder jaar dus. Daarnaast was er ook nog eens de risicoinventarisatie door Hoffmann.

Gevraagd naar de aanleiding tot de opdracht zegt Koenders: "Wij vermoedden al een tijdje dat we spullen kwijtraakten. Bijvoorbeeld uit het magazijn. Dan ga je eerst zelf op onderzoek uit, praten met een aantal mensen binnen het bedrijf, maar daar kwam geen bevredigend antwoord op. Het gaf een onbehaaglijk gevoel. Geen idee overigens of er intern of extern spullen verdwenen. We hebben toen een brief gestuurd aan het personeel, met de constatering dat er iets niet klopte. Daarin hebben we aangegeven wat de gevolgen van interne diefstal zouden zijn: ontslag en aangifte. Toen daarna weer incidenten werden geconstateerd, hebben we besloten Hoffmann in te schakelen. Onze voorkeur ging uit naar een risicoinventarisatie; eerst maar eens de rustige route bewandelen. Als er aanleiding voor zou zijn, kon een rechercheopdracht altijd nog."

"Een kleine slordigheid heeft al snel grote gevolgen"

De opvallendste constatering van Hoffmann vond Koenders dat het de boeven wel erg gemakkelijk werd gemaakt. "Je hebt een beeld van je eigen organisatie: we doen het best wel goed. Dat bleek in de praktijk tegen te vallen. Een kleine slordigheid heeft al snel grote gevolgen. Als je een beetje wist waar je in een autobedrijf moet zoeken, reed je zó met een auto weg, zo bleek uit het onderzoek. En als je bij de verzekering niet met twee sleutels aan komt zetten, is de schade toch echt voor eigen rekening. Dat heb je niet zomaar terugverdiend."

Mensen zijn alerter

Een serie maatregelen moet ervoor zorgen dat het beter gaat met de beveiliging van Van Tilburg-Bastianen. De verhuizing naar het nieuwe pand en de reorganisatie helpen daarbij een handje. "We kunnen nu alles goed neerzetten", zegt Koenders. Ten dele gaat het om beveiligingsmaatregelen: zo zijn er sleutelsafes aangeschaft, is er meer toezicht en meer aandacht voor veiligheid. "Er is een toegangsbeleid geformuleerd, je hebt een tag nodig om op bepaalde afdelingen te komen. Ook is er een clean desk policy. Maar minstens even belangrijk is het signaal dat we hebben afgegeven aan de medewerkers. Mensen zijn nu meer alert, dat merk je. Om een voorbeeld te geven: op een van onze vestigingen kwam twee, drie keer per dag een man op een brommertje over het terrein rijden, niemand wist waarom. Dat soort dingen wordt tegenwoordig gemeld. Misschien was deze meneer alvast een specifieke auto aan het zoeken? Als het gemeld wordt, kun je dat uitzoeken."

Bewustwording

Het signaleren van misstanden bij je collega ligt gevoeliger. "Toch hebben we ook dat tussen de oren gekregen", zegt Koenders. "Bewustwording en handhaven zijn ontzettend belangrijk. Een medewerker had met een tankpas van de zaak de tank van zijn privéauto gevuld. Dat kan niet, dan volgt onherroepelijk ontslag. Daar schrikt men van.

Overigens zoeken we als bedrijf daarin wel de balans. Er werken hier 380 mensen. We zijn van oorsprong een familiebedrijf. De positieve kanten daarvan houden we graag in ere. We zijn een warm bedrijf en willen goed zijn voor onze mensen, we zijn een betrokken werkgever, transparant, direct en open. Directie en management zijn zeer toegankelijk. Maar dat kan geen eenrichtingsverkeer zijn, dus dat verwachten we andersom ook."

"Bewustwording en handhaven zijn ontzettend belangrijk"

Op de verlanglijst van Koenders staat nog het formuleren van een integriteitsbeleid. "Een duidelijke uitspraak van wat we verwachten van onze mensen, met een gedragscode voor nieuwe medewerkers en mensen die al langer in dienst zijn. Daarin staan afspraken op het gebied van veiligheid, vertrouwen en integriteit. Niet te ingewikkeld, gewoon twee A4-tjes met duidelijke afspraken over hoe we met elkaar, en met de klanten omgaan. Daar staan ook simpele dingen in als: iedereen groet en we praten met elkaar en niet over elkaar."

Positieve bijdrage

Koenders vindt de sfeer in het bedrijf enorm verbeterd sinds de reorganisatie. "We hebben de structuur veranderd in meer overzichtelijke, kleinere cellen die beter bestuurbaar zijn. Er is nu meer onderlinge beleving, meer sociaal toezicht op een positieve manier. De managers spelen daarbij een belangrijke rol. Zij hebben een voorbeeldfunctie, moeten zorgen voor controle. En daar worden ze ook op beoordeeld. Ontstaat er door onzorgvuldig handelen schade voor ons bedrijf of in de relatie met de klant, dan zullen wij het management daarvoor verantwoordelijk houden."

"De praktijkvoorbeelden van Hoffmann waren echt een eyeopener"

Al met al is Koenders positief over de bijdrage die de risicoinventarisatie van Hoffmann heeft geleverd. "Het was een goed signaal aan de medewerkers en heeft zeker bijgedragen aan de bewustwording. Hoffmanns analyse was voldoende diep én breed, met praktijkvoorbeelden die voor ons echt een eyeopener waren. Hoffmann heeft ons echt wakker geschud. Het was alsof de accountant binnen was, maar dan eentje die op totaal andere dingen let."

Meer informatie over Van Tilburg-Bastianen vindt u op http://www.tb.nl/