Hoffmann in de Pers

Vier jaar geleden werd de Nederlandse autobranche opgeschrikt door
een geruchtmakende fraudezaak bij Subaru Benelux. De boekhouder wist
destijds maar liefst 18 miljoen euro weg te sluizen, en vervolgens te
vergokken. Een extreem voorbeeld, maar anno 2008 is bedrijfsfraude
bij Nederlandse autobedrijven nog altijd een groeiend probleem. "Voor
deze sector houden we geen statistieken bij, maar we hebben net weer
een hele reeks zaken bij autobedrijven achter de rug. En daarbij ging
het zeker niet alleen om frauderende boekhouders", vertelt Gerd
Hoffmann, directeur van het in Almere gevestig-de Hoffmann
Bedrijfsrecherche. Het lijkt erop dat ondernemers in de autobranche
ogen en oren te kort komen om louche activiteiten binnen hun bedrijf
in de gaten te houden.

Monteurs die onder werktijd beunklussen uitvoeren, verkopers die omwille van hun bonus bewust te hoge inruilprijzen bieden, een receptionist die een verrichte reparatie afboekt als garantie om de betaling te verdonkeremanen, onderhandse afspraken met opkopers van occasions, het gebeurt allemaal.

GELD, GOEDEREN, GEGEVENS, TIJD
En volgens Hoffmann vindt fraude lang niet alleen onder de blauwe
boorden plaats. "Veel fraudegevallen worden gepleegd door mensen in
leidinggevende functies. Zeker bij grotere holdings met meerdere
vestigingen gebeurt dat nogal eens. We hebben bijvoorbeeld ook zaken
waarbij een importeur ons onderzoek laat doen naar mogelijke fraude
bij dealerbedrijven. Het komt regelmatig voor dat dealers buiten hun rayon of zelfs in het buitenland verkopen om hun aantallen te halen. Wettelijk is dat dan misschien niet altijd strafbaar, maar het kan wel tegen de gemaakte afspraken zijn."

Er bestaan binnen de autobranche veel manieren om frauduleus te
handelen. De bedrijven zien zich niet alleen geconfronteerd met
stelende werknemers, maar schromen soms ook zelf niet om klanten op
te lichten. Bij schade-hersteibedrijven wordt lang niet altijd
correct gehandeld. "We hebben al meerdere malen meegemaakt dat een
schadeexpert er een iets te innige relatie op nahield met een
garagehouder, en schades te hoog taxeerde. De te hoge rekening komt
op het bordje van de klant, de verzekeringsmaatschappij of de
leasemaatschappij", vervolgt Hoffmann.

"Je kunt aannemen dat het bij fraude vrijwel altijd gaat om geld
verdienen, de meeste fraudeurs handelen puur uit hebzucht. Vaak
begint het klein en loopt het snel uit de hand. Zeker wanneer een
fraudeur merkt dat er niet wordt gereageerd op zijn handelingen. Dan
wordt de verleiding om het nog een keer te doen, erg groot. Het komt
allemaal neer op geld, goederen, gegevens en tijd. Zeker in de
autobranche heb je op sommige plekken in een bedrijf gemakkelijk
toegang tot veel geld, zowel contant als giraal. Vaak zie je dat het
mis gaat bij de administratieve koppeling van verschillende systemen.
Daar is een organisatie vaak het kwetsbaarst."

Is Hoffmann niet bang dat hij het dievengilde met zijn uitspraken op
ideeen brengt? "Zeker niet", antwoordt hij glimlachend.
"Unieke trucs heb ik niet genoemd, alle voorbeelden komen we in de
praktijk jammer genoeg regelmatig tegen. En dit zijn maar een paar
van de mogelijke manieren om te frauderen. Ik hoop dat bedrijven
zich daar bewust van worden."

FRAUDE VOORKOMEN
Hoewel fraude volgens Hoffmann nooit helemaal valt uit te sluiten,
kunnen ondernemers zich wel zoveel mogelijk wapenen tegen fraude en
diefstal. "Het begint eigenlijk bij de voordeur. Zeker in deze tijd
moet je nieuwe medewerkers goed screenen", vindt Hoffmann. "Als
ondernemer moet je weten wie je in huis haalt en welke mensen je
binnen het bedrijf een belangrijke positie toevertrouwt, Verder gaat
het om voor de hand liggende zaken als een goed sleutelbeleid en het
regelmatig vervangen van aiarmcodes. Als je een alarmcode jarenlang
niet wijzigt, kun je verwachten dat het een keer mis gaat. Hetzelfde
geldt overigens voor wachtwoorden van geau-tomatiseerde systemen. Een
ervaren fraudeur zal altijd blijven zoeken naar een manier om
zijn slag te slaan, en deze meestal ook wel vinden. Maar als je als
werkgever je procedures op orde hebt, dan komt het vroeg of laat toch
aan het licht. Heb je als ondernemer het idee dat er wordt
gefraudeerd, dan is het vooral zaak om rustig te handelen. Dus vooral
geen opvallende vragen gaan stellen en gaan spitten op plekken waar
je normaliter nooit komt. Een rustige aanpak is beter, bijvoorbeeld
door de boekhouding of een geautomatiseerd systeem 's avonds of in het weekend goed tegen het licht te houden. Zodra wij eenmaal in beeld komen, zullen we pas na een grondig vooronderzoek gesprekken aanknopen met alle betrokkenen. Meestal hebben we de boel dan al uitgebreid geobserveerd,"

Een gezonde bednjfscultuur is volgens Hoffmann een belangrijke factor
om de kans op fraude door medewerkers te beperken. In bedrijven waar
het bijvoorbeeld gebruikelijk is om overuren zwart uit te betalen,
zullen medewerkers ook eerder geneigd zijn tot onrechtmatig gedrag.
"Als werkgever moet je simpelweg het goede voorbeeld geven", aldus
Hoffmann. "Dus geen onregelmatigheden in een boekhouding, of bewust
klanten teveel laten betalen."

"Wij richten ons vooral op structurele fraudeurs. Het is bijna
droevig om te constateren dat de meeste zaken door toeval aan het
licht komen en dat een fraudeur soms jarenlang ongestoord zijn gang
heeft kunnen gaan. De zogenoemde eenmalige greep kun je nauwelijks
voor zijn, die zaken blijven ook vaak onopgelost. Maar een werkgever
kan het zich eigenlijk niet veroorloven om daar niets aan te doen.
Mensen die te goeder trouw zijn, voelen zich uiteindelijk toch
verdacht, wat de sfeer niet ten goede komt. Alleen daarom moet je als
ondernemer al laten merken dat je korte metten maakt met fraudeurs."
Vaak begint fraude klein en loopt het snel uit de hand.'
Als ondernemer moet je willen weten wie je in huis haalt.'