Hoezo controle?
Column tijdschrift Controlling nr 2, september 2004
Vanuit onze praktijk van fraudeonderzoek, en vooral ook het voorkomen daarvan, zijn een aantal zekere factoren bekend, waarvan ik er vandaag één aan u wil voorhouden. Waar het om draait is dat niet alles wat controle genoemd wordt, ook daadwerkelijk die naam verdient. Misschien nog wel vanuit andere disciplines bezien, misschien als op zich staande activiteit akkoord; maar níet vanuit mijn optiek, vanuit fraudepreventie bezien. En het aardige is dat het niet alleen slaat op de titel van uw functie en op de titel van deze uitgave, maar ook op die feitelijke handeling: controle dus!
Wat bij veel fraudezaken blijkt, is dat de informatie die wij benodigden, en dus ook doelgericht zoeken tijdens ons fraudeonderzoek, gewoon in het bedrijf voorhanden is. Niet altijd voor de handliggend, niet altijd een-twee-drie gevonden, soms al dan niet doelbewust door de dader(groep) verhult; maar wel vaak, bijzonder vaak, aanwezig in het onderwerp van onderzoek. Het maakt dan niet uit wat voor soort organisatie het betreft, commercieel of non-profit, nutsbedrijf of dierentuin, productiebedrijf of groothandel.
Waar mijn stelling dus om gaat is, dat als men doelgericht zoekt en kijkt, die informatie kan worden aangetroffen. Waardoor zaken veel eerder aan het licht hadden kunnen komen. Niet voor niets hanteerden wij jarenlang als een van onze slogans: ‘We brengen aan het licht wat het daglicht niet verdraagt’.
En vanuit die ervaring doe ik een oproep en geef u een advies: controleer eens met een heel andere insteek. Controleer geen voor de hand liggende zaken, controleer niet wat de kwaadwillende weet dat u controleert, controleer op een onverwacht moment, controleer eens buiten werktijd, controleer eens twee keer vlak achter elkaar, vergelijk zaken die niets met elkaar te maken hebben. Is het nergens anders goed voor dan alleen maar om de organisatie scherp te houden.
Controleer in trajectvorm, dus begin bij het begin van een proces en controleer het helemaal door en niet in stukken. Laat staan door diverse functionarissen die aldus het totaaloverzicht missen. Controleer één met drie in plaats van één met twee met drie. Controleer tegen de klok in, dus vanaf het eind van het proces naar het begin. Vergelijk gegevens met het vorige jaar; en dan niet alleen op detailniveau, maar ook integraal. Zoek het in de marges, zoek het in de afrondingen, zoek het in de verbeteringen of wijzigingen en zoek het in afwijkingen.
Kijk naar de daadwerkelijke reden en de uitwerking daarvan, als nieuwe leveranciers in beeld zijn gekomen. Controleer en stel de daadwerkelijke reden vast van veranderingen in een proces en stel daar de consequenties van vast. Leidt dat tot minder mogelijkheden tot controle? Maakt het zaken schimmiger en minder inzichtelijk? Heeft dat enig ander nut dan juist die ondoorzichtigheid?
Kortom, neem uw dagelijkse werkzaamheden op de schop, gooi ze door de war en bekijk het eens anders. En dat zeker als blijkt dat uw reguliere controles keer op keer eigenlijk overbodig blijken te zijn, omdat alles wat u controleert toch steeds weer klopt. Gebruik uw tijd dan eens zoals ik u aangeef. Besef daarbij dat controle, in mijn visie, meer is dan alleen een passieve handeling. Het gaat er om dat het systeem wakker wordt geschud. Het gaat er om dat de mensen bij de les worden getrokken. Het gaat er om dat men ervaart, op allerlei niveaus en op allerlei plekken, dat er sprake is van meekijken, dwingend meekijken én daadwerkelijke controle!
Er van uitgaande dat een klein gedeelte van de mensheid maar beter helemaal niet bij u aan het werk zou moeten zijn, wegens een constante aandrang tot fraude, gaat het er in de dagelijkse praktijk om, om de mensen met lichtgrijze zielen op het rechte spoor te houden. En die doen aan risico-inschatting, gekoppeld aan de vaststelling van de mate van succes die behaalt kan worden. En die inschattingen kunt u door daadwerkelijke controle, met voor de organisatie positieve gevolgen, beïnvloeden!
Column door Gerd Hoffmann
Vanuit onze praktijk van fraudeonderzoek, en vooral ook het voorkomen daarvan, zijn een aantal zekere factoren bekend, waarvan ik er vandaag één aan u wil voorhouden. Waar het om draait is dat niet alles wat controle genoemd wordt, ook daadwerkelijk die naam verdient. Misschien nog wel vanuit andere disciplines bezien, misschien als op zich staande activiteit akkoord; maar níet vanuit mijn optiek, vanuit fraudepreventie bezien. En het aardige is dat het niet alleen slaat op de titel van uw functie en op de titel van deze uitgave, maar ook op die feitelijke handeling: controle dus!
Wat bij veel fraudezaken blijkt, is dat de informatie die wij benodigden, en dus ook doelgericht zoeken tijdens ons fraudeonderzoek, gewoon in het bedrijf voorhanden is. Niet altijd voor de handliggend, niet altijd een-twee-drie gevonden, soms al dan niet doelbewust door de dader(groep) verhult; maar wel vaak, bijzonder vaak, aanwezig in het onderwerp van onderzoek. Het maakt dan niet uit wat voor soort organisatie het betreft, commercieel of non-profit, nutsbedrijf of dierentuin, productiebedrijf of groothandel.
Waar mijn stelling dus om gaat is, dat als men doelgericht zoekt en kijkt, die informatie kan worden aangetroffen. Waardoor zaken veel eerder aan het licht hadden kunnen komen. Niet voor niets hanteerden wij jarenlang als een van onze slogans: ‘We brengen aan het licht wat het daglicht niet verdraagt’.
En vanuit die ervaring doe ik een oproep en geef u een advies: controleer eens met een heel andere insteek. Controleer geen voor de hand liggende zaken, controleer niet wat de kwaadwillende weet dat u controleert, controleer op een onverwacht moment, controleer eens buiten werktijd, controleer eens twee keer vlak achter elkaar, vergelijk zaken die niets met elkaar te maken hebben. Is het nergens anders goed voor dan alleen maar om de organisatie scherp te houden.
Controleer in trajectvorm, dus begin bij het begin van een proces en controleer het helemaal door en niet in stukken. Laat staan door diverse functionarissen die aldus het totaaloverzicht missen. Controleer één met drie in plaats van één met twee met drie. Controleer tegen de klok in, dus vanaf het eind van het proces naar het begin. Vergelijk gegevens met het vorige jaar; en dan niet alleen op detailniveau, maar ook integraal. Zoek het in de marges, zoek het in de afrondingen, zoek het in de verbeteringen of wijzigingen en zoek het in afwijkingen.
Kijk naar de daadwerkelijke reden en de uitwerking daarvan, als nieuwe leveranciers in beeld zijn gekomen. Controleer en stel de daadwerkelijke reden vast van veranderingen in een proces en stel daar de consequenties van vast. Leidt dat tot minder mogelijkheden tot controle? Maakt het zaken schimmiger en minder inzichtelijk? Heeft dat enig ander nut dan juist die ondoorzichtigheid?
Kortom, neem uw dagelijkse werkzaamheden op de schop, gooi ze door de war en bekijk het eens anders. En dat zeker als blijkt dat uw reguliere controles keer op keer eigenlijk overbodig blijken te zijn, omdat alles wat u controleert toch steeds weer klopt. Gebruik uw tijd dan eens zoals ik u aangeef. Besef daarbij dat controle, in mijn visie, meer is dan alleen een passieve handeling. Het gaat er om dat het systeem wakker wordt geschud. Het gaat er om dat de mensen bij de les worden getrokken. Het gaat er om dat men ervaart, op allerlei niveaus en op allerlei plekken, dat er sprake is van meekijken, dwingend meekijken én daadwerkelijke controle!
Er van uitgaande dat een klein gedeelte van de mensheid maar beter helemaal niet bij u aan het werk zou moeten zijn, wegens een constante aandrang tot fraude, gaat het er in de dagelijkse praktijk om, om de mensen met lichtgrijze zielen op het rechte spoor te houden. En die doen aan risico-inschatting, gekoppeld aan de vaststelling van de mate van succes die behaalt kan worden. En die inschattingen kunt u door daadwerkelijke controle, met voor de organisatie positieve gevolgen, beïnvloeden!
Column door Gerd Hoffmann
Meer informatie
