Hoffmann in de Pers

Volgens Richard Franken, directeur van recherchebureau Hoffmann BV,
krijgt elke middelgrote tot grote organisatie er gemiddeld eens in de
twee jaar mee te maken. "En dan heb ik het niet alleen over het meenemen van een paar potloden", weet Franken uit ervaring. "Interne bedrijfscriminaliteit is een zeer serieus en omvangrijk probleem."  

Hoffmann BV doet al sinds 1962 onderzoek naar diefstal en fraude in het bedrijfsleven en de publieke sector. Bij het recherchebureau zijn ruim 80 rechercheurs en adviseurs werkzaam. Ze verrichten jaarlijks gemiddeld 1000 onderzoeken. "Het bedrijfsleven en de overheid verliezen miljoenen euro's  aan stelende werknemers. De delicten varieren van een greep uit de kas en boekhoudkundige fraude tot het
laten uitlekken of doorverkopen van strategische bedrijfsinformatie." Ontslag op staande voet Secretaressen worden regelmatig geconfronteerd met interne bedrijfscriminaliteit. Of ze nou willen of niet. Als spil van het bedrijf horen en zien ze immers vaak meer dan hun leidinggevenden lief is.

Zo werkte Jose vijftien jaar geleden als secretaresse bij een groot accountantskantoor in Utrecht. Ze was onder meer verantwoordelijk voor het voorraadbeheer. "In ons magazijn lagen allerlei kantoorartikelen, van simpele kladblokken tot exclusieve spullen zoals agenda's, usb-sticks en dictafoons", zegt ze. "Mijn manager en ik hadden het vermoeden dat sommige mensen spullen mee naar huis namen. Daarom besloten we ons magazijn te digitaliseren. Medewerkers moesten voortaan hun kantoorartikelen bestellen via de computer. De artikelen werden vervolgens op hun
werkplek afgeleverd. We merkten al snel dat er veel minder kantoorartikelen werden gebruikt. Het aantal halveerde zelfs."

Een slimme oplossing, maar het verhaal van Jose staat niet op zichzelf volgens Richard Franken. "Let maar eens op wat er gebeurt in magazijnen vlak voor een vakantieperiode. Je ziet dan het verbruik van kantoorartikelen, koffie, toiletpapier, bestek, plastic bekers en soep enorm stijgen." Zou het werkelijk zo zijn dat je op staande voet ontslagen kunt worden omdat je een paar suikerzakjes uit de bedrijfskeuken hebt meegenomen of wel eens een paar privekopietjes op je werk maakt?

Uit een poll, gehouden door Management Support, blijkt dat 60 procent van de 700 respondenten dat eigenlijk niet meer dan normaal vindt. Het mes snijdt volgens hen aan twee kanten. Thuis checken ze immers ook vaak hun werk-e-mail, dus van zo'n klein vergrijp liggen zij in elk geval geen seconde wakker.

Een 59-jarige Duitse directiesecretaresse, die er ook zo over dacht, betaalde hiervoor eenhoge rekening. Vorig jaar zomer griste ze twee halve broodjes met een gehaktbal van de vergadertafel van haar leidinggevende. Een medewerker merkte het tekort aan broodjes op en maakte er melding van. De directiesecretaresse vertelde haar baas dat ze honger had. Omdat er toch altijd broodjes overbleven na een lunchvergadering dacht ze ervan te kunnen eten. Niet dus! Ze werd op staande voet
ontslagen! Overdreven?

"Iedere sanctie en in te zetten maatregel moeten natuurlijk wel enigszins in verhouding staan tot het delict", vindt Franken. "Toch zien we de laatste tijd wel vaker dat bedrijven een voorbeeld willen stellen, ook bij ogenschijnlijk kleine vergrijpen. Het voelt heel unheimisch voor ze als er binnen de organisatie iemand rondloopt die niet te vertrouwen is. Bovendien blijkt uit onderzoek dat ruim 90 procent van de mensen die stelen of frauderen klein is begonnen. Vermoedelijk omdat hun gedrag een
gewoonte is geworden of omdat men denkt toch niet meer terug te kunnen. Bedrijven die kleine delicten negeren, worden dus op een later tijdstip geconfronteerd met steeds ernstigere zaken."

Geen rechercheurtje spelen! Volgens Richard Franken is interne bedrijfscriminaliteit zo oud als de weg naar Rome. Het kom voor in alle geledingen en beroepsgroepen. "Er is de laatste jaren wel een trend te bespeuren in het soort vergrijpen. Hetgeen wat op een computer staat, is interessanter dan het apparaat zelf. Lekken van strategische bedrijfsinformatie naar de concurrent kan veel geld opleveren. De gevolgen voor het
desbetreffende bedrijf zijn dramatisch en varieren van imagoschade en klantverlies tot het voortijdig afbreken van op handen zijnde fusies." Hoe spannend het ook lijkt, ga als secretaresse nooit zelf rechercheurtje spelen. Een dief ontmaskeren is geen spelletje en ook niet te vergelijken met een interessante verhaallijn uit een televisieserie. "Sterker nog, het is onrechtmatig", waarschuwt Franken. "In de praktijk kom ik regelmatig tegen dat managers te ver gaan in het nemen van maatregelen. Er zijn altijd juridische voorwaarden waarmee je rekening moet houden. Een
gemiddelde fraudeur of dief is bovendien voor een leek moeilijk te herkennen. Het is meestal niet die lastige, zeurende, verzuimende en weinig flexibele collega, maar juist iemand van wie je het totaal niet verwacht, bijvoorbeeld die lieve en hardwerkende collega-secretaresse of nog erger: je leidinggevende!"

"Ik kon het niet geloven" Annemiek uit Amsterdam, secretaresse bij een grote
woningbouwvereniging, heeft nog steeds de schrik in haar benen. Vorig jaar kwam aan het licht dat haar algemeen directeur de organisatie voor miljoenen euro's had opgelicht. Nog zichtbaar emotioneel aangedaan vertelt ze: "Ik kon het gewoon niet geloven. Ik kende hem al zo lang. Iedereen in het bedrijf werd ondervraagd over zijn vermeende praktijken. Ik ook! Dat was eng. Alles wat je met zo'n man hebt meegemaakt, komt dan plotseling in een ander daglicht te staan. Ik bleef me gek genoeg loyaal voelen omdat ik wist dat hij de laatste tijd prive veel had meegemaakt. Maar ik was ook bangmijn baan te verliezen. Iedereen in onze organisatie voelde zich zo dubbel. We waren compleet van slag. Gelukkig is uiteindelijk niemand ontslagen. Behalve de algemeen directeur dan, maar dat lijkt me logisch."

Meld misdaadlijn "Voor een secretaresse is een frauderende baas inderdaad een lastige situatie", erkent Franken. 'Toch is het nooit verstandig je mond te houden. Ook niet bij een vermoeden. Alleen al om te voorkomen dat je later gewetensproblemen krijgt of ongewild bij malafide zaken betrokken raakt. Schakel dus altijd een vertrouwenspersoon in of iemand van personeelszaken. Anoniem melding maken kan ook. Hoffmann BV heeft een meld misdaadlijn. Dat is een
internetsite waar bedrijven zich op kunnen abonneren. Medewerkers kunnen hier hun vermoedens kwijt over onzuiver gedrag van collega's. Hiermee voorkom je dat niemand iets durft te meiden. Wij kunnen vervolgens starten met een onderzoek en kijken of er meer signalen uit dat bewuste bedrijf komen die op hetzelfde wijzen.' 'Grijs' verzuim. Een andere veel voorkomende vorm van diefstal is oneigenlijk
ziekteverzuim ofwel 'grijs' verzuim. Secretaressen nemen daar best vaak kennis van. Zeker als ze in de wandelgangen horen dat Jantje weer ziek is op maandag, terwijl je op Hyves kunt lezen dat hij het hele weekend de beest heeft uitgehangen.

Jennifer, directiesecretaresse bij een gezondheidscentrum in Den Haag, hoort
regelmatig geruchten over collega's die veel verzuimen. "Ik vind het mijn taak als secretaresse daar melding van te maken bij de leidinggevende", zegt ze. "Wat die er dan mee doet is zijn zaak. Ik heb hier goede ervaringen mee. Vaak is de oorzaak van verzuim een combinatie van factoren. Laatst bleek het bijvoorbeeld te gaan om een collega die helemaal niet goed in zijn vel zat door vervelende priveomstandigheden. Eigenlijk heb ik hem dus geholpen door het te meiden. Nu de leiding weet wat er speelt, krijgt deze collega adequate ondersteuning." Helaas hebben niet alle medewerkers die verzuimen een begrijpelijke reden. Sommigen
draaien het bedrijf bewust een loer.

"Wat dacht je van buitendienstmedewerkers die zich ziek meiden en vervolgens in de baas z'n tijd voor de concurrent gaan werken?" informeert Franken. "Voor
bedrijven is dat een financieel drama. Ik onderzocht laatst een case bij een luchtvaartmaatschappij. Een gezagvoerder had zich ziek gemeld met herniaklachten. Na onderzoek bleek dat hij zijn huis aan het verbouwen was." Betrapt via profiel op Hyves.

De rechercheurs van Hoffmann BV omarmen de opmars van social media zoals Hyves, Linkedln en Twitter. Ze kunnen het inzetten om diefstal en fraude binnen een bedrijf of organisatie op te sporen. "De meeste informatie via social media draagt indirect bij aan de bewijsvoering", zegt Richard Franken. "Het geeft onder meer een beeld in welke kringen mensen zich bevinden, maar ook waar ze mee bezig zijn en wat ze zoal uitspoken. Ik ken een voorbeeld van iemanddie bij een garagebedrijf gewerkt heeft. Zijn collega's hadden het vermoeden dat hij geregeld materialen mee naar huis nam. Ik betrapte hem via zijn Hyvesprofiel. Daar stond omschreven dat hij in zijn vrije tijd oldtimers opknapte, inclusief een foto waarop je het gestolen materiaal kon zien." Social media is dynamisch, maar kan ook voor gevaarlijke situaties zorgen. Als medewerker of secretaresse van een bedrijf kun je er namelijk in al je onnozelheid mee gaan frauderen. Bijvoorbeeld door over je baas te twitteren waar hij naartoe gaat en met wie hij besprekingen heeft. Daar kunnen mensen met foute bedoelingen weer hun voordeel mee doen.

Franken: "Het is natuurlijk heel lastig je te verplaatsen in het denken van criminelen. Toch moet je dat proberen. Ze gaan heel bewust te werk en kunnen zich in je
sociale netwerk bevinden. In het slechtste geval doen ze zich zelfs voor als vriend, terwijl ze hele vervelende bedoelingen hebben met jou en je werkgever. Bovendien is een secretaresse die openlijk op Hyves praat over nieuwe ontwikkelingen binnen hei bedrijf is niet handig bezig."

Het lijkt allemaal kommer en kwel, maar gelukkig is interne bedrijfscriminaliteit heel goed op te lossen. De rechercheurs van Hoffmann BV behandelen per jaar gemiddeld 1000 zaken. Hun succespercentage is 90. Daarnaast organiseren ze regelmatig beveiligingsbewustzijnstrainingen en discussies over integriteit. "Want preventief te werk gaan is natuurlijk het allerbeste wapen tegen diefstal en fraude", vindt ook Richard Franken. "Hiermee kun je de meeste ellende voorkomen". Meer informatie over diefstal en fraude op het werk vind je via www.hoffmannbv.nl.

In welke Nederlandse branches komt diefstal en fraude door werknemers
voor?

Dienstverlenende bedrijven 36% Industrie 20% Handelsbedrijven 18%
(Semi)overheid 12% Instellingen 11% Advocatuur 3% Bron: Hoffmann BV

Waarom stelen en frauderen Nederlandse werknemers?
Financiele redenen 27%

Het ging gemakkelijk 22%

Andere redenen 11%
Geen antwoord 40%

Bron: Hoffmann BV

Welke vormen van diefstal en fraude komen het meest voor?
Met geld 53%

Met goederen 27%

Met tijd 11%

Met gegevens 9%

Bron: Hoffmann BV

TIPS VAN HOFFMANN
1. Meld (een vermoeden van) diefstal of fraude bij je leidinggevende,
vertrouwenspersoon of afdeling personeelszaken.

2. Ga nooit zelf rechercheurtje spelen.

3. Stuur een nieuwsbrief uit aan alle medewerkers wanneer je magazijndiefstal vermoedt

4. Maak jezelf nooit schuldig aan diefstal en fraude.

5. Pas op met wat je via socialmediakanalen openbaar maakt.

Richard Franken: "De meeste informatie via social media draagt
indirect bij aan de bewijsvoering."