Controle e-mail verkeer. Mag dat?
B+U Bouw en Uitvoering, 29 februari 2008
Tekst: Pieter Smittenaar
We communiceren wat af met z'n alien. Via intranet, weblogs,
Bluetooth, msn, sms, noem maar op. Zo af en toe sturen we in de baas
zijn tijd een privemailtje of bellen we even naar huis. Omdat het
snel is en makkelijk, en omdat het kan. Maar is het ook veilig?
Uitstekende graadmeter voor het veiligheidsvraagstuk zijn de rechten
en de plichten die werkgevers hebben tegenover hun werknemers. In
hoeverre staat het een werkgever vrij de werknemer te volgen bij zijn
dagelijkse activiteiten? Mag de werkgever controleren welke
internetsites de werknemer onder werktijd heeft bezocht? En mag hij
de door de werknemer verzonden e-mails inzien? Mevrouw mr. Klaske van
der Mandele is advocate bij Geelkerken & Linskens Advocaten in Leiden
en heeft in haar dagelijkse praktijk veel te maken met dit
privacyvraagstuk. 'Controle van computergebruik betekent een
bedreiging voor de privacy van de werknemer. Een aantal
gerechtvaardigde belangen van een werkgever kan echter controle
vereisen. Zo zal de werkgever willen voorkomen dat via e-mail
(seksuele) intimidatie plaatsvindt of bedrijfsgeheimen uitlekken. Ook
zal de werkgever willen voorkomen dat door overmatig prive-gebruik de
productiviteit van de werknemer vermindert. Dan is controle toegestaan, maar daarbij moet de werkgever wel strenge regels in acht te nemen. Een van die regels is dat hij de werknemer vooraf op de hoogte heeft gesteld dat er
controle kan plaatsvinden. Dit betekent dat de werkgever een
gedragscode of protocol moet opstellen.' Van der Mandele stelt
regelmatig protocols op voor werkgevers. 'Hierin moet in duidelijke
taal zijn aangegeven wat qua e-mail en internetgebruik binnen het
bedrijf is toegestaan of verboden, dat controle mogelijk is, en in
welke gevallen en op welke wijze dat geschiedt. Verder zal de
werkgever eerst moeten kijken of er geen minder ingrijpende middelen
zijn voordat hij bijvoorbeeld de prive-mail van een werknemer
onderschept. Belangrijk is bovendien dat de controle zo kort mogelijk
duurt.'
JAMES BOND
Het woord 'protocol' is ook een terugkerend begrip tijdens het
gesprek met de heer J.W.T. Meekel, operational manager bij Hoffmann
Bedrijfsrecherche BV. 'Werkgevers mogen nooit zomaar telefoon- of
e-mailverkeer aftappen of onderscheppen. En voor zover ik kan
beoordelen, gebeurt dat ook niet.' Waar Meekel wel veel mee te maken
heeft, zijn de hardnekkige misvattingen omtrent zijn bedrijfstak.
'Mensen hebben nogal de neiging om ons beroep en de zaken waar wij
mee te maken krijgen, te romantiseren', vertelt hij. 'Ze stellen zich
James Bond-achtige taferelen voor. Microfoontjes in plantenbakken en
minicamera's in knoopsgaten, dat soort dingen. Onzin. Maar waar mensen werken, vinden onregelmatigheden plaats. Facturen kunnen worden vervalst en contant geld kan worden meegenomen. Wanneer een bedrijf vermoedt dat hiervan sprake is, doen ze een beroep op ons en dan verrichten wij gedegen
forensisch onderzoek. We zijn natuurlijk met de tijd meegegaan, want
we voeren ook forensisch digitaal onderzoek uit. De digitale
ontwikkelingen gaan immers in sneltreinvaart door en dat vereist een
voortdurende upgrade van software, hardware en opleidingen van de
forensisch rechercheurs. Uiteraard is ook het digitale onderzoek aan
regelgeving onderworpen. Je kunt niet zomaar allerlei bestanden en
internetverkeer gaan doorfietsen. Daarvoor zijn ook wij aan regels
gebonden. Saai is het werk in ieder geval nooit; wat vandaag nieuw
is, is morgen alweer oud. Dus geen Austin Martin, maar soms wel een
beetje de technische trues a la James Bond.'
HET RECHT
Het Europese Hof voor de Rechten van de Mens is stellig en helder in
haar oordeel over van werknemers. Eerder dit jaar won een Engelse
vrouw een rechtszaak tegen de overheio netgebruik en
telefoongesprekken controleerde. Het Hof veroordeelde het Verenigd
Koninkrijk voor een inbreuk op het recht op privacy De werkgever van Lynette Copland Carmarthenshire College in South Wales had anderhalf jaar haar e
mailcorrespondenties mternetgebruik en telefoomjes in de gaten
gehouden zonder dat ze ervan afwist Bovendien had de overheid contact
gezocht met een aantal \an haar geadresseerden om navraag te doen
naar de aard van haar correspondence Persoonhjke communi catie van
werknemers wordt volgens het Hof beschermd door het Europees Verdrag
voor de Rechten van de Mens
De WFT
Het recht op privacy is neergelegd in de Grondwet in verdragen en in
lagere wettelijke regelingen Artikel 8 van het Europese verdrag tot
bescherming van de mens en de fundamentele vnjheden (EVRM) bepaalt
dat een ieder recht heeft op respect voor zijn pnveleven zyn familie
en gezmsleven zijn woning en cor respondentie De informationele
privacy wordt beschermd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens
Gegevens met betrekking tot e mail en mternetgebruik van de
werknemers zijn te kwalificeren als per soonsgegevens Werkgevers
mogen deze gegevens alleen controleren als aan een aantal voorwaarden
is voldaan Zo moet vooraf een doel en omvang worden bepaald moeten de
werknemers van de controle op de hoogte zijn en moet de controle
proportioneel zijn.
